Algemene voorwaarden 2024

Oud-Heverlee respecteert uw privacy en gaat verantwoord om met de persoonsgegevens die u ons meedeelt. Met uw persoonsgegevens en/of die van uw kinderen (hierna: uw persoonsgegevens) verwerken we o.a. de inschrijvingen, garanderen we de deelname aan activiteiten en houden we u op de hoogte van onze dienstverlening. In deze privacyverklaring zetten we de verschillende privacyaspecten op een rij.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Oud-Heverlee verwerkt in het kader van deze software en de georganiseerde activiteiten:

• uw identificatie-, contact- en autorisatiegegevens (o.a. naam, voornaam, geslacht, e-mail, telefoonnummer, IP-adres, gebruikersnaam van de hoofdgebruiker).
• de gegevens ingevuld via het vragenformulier voor elk kind (indien van toepassing).
• een historiek van activiteiten waaraan u en/of uw kind(eren) heeft deelgenomen.
• gegevens die u meedeelt bij het invullen van contactformulieren of evaluatieformulieren.
• gegevens die uw aanspraak op een tegemoetkoming valideren (zoals een attest op verhoogde tegemoetkoming of uw UiTPAS-nummer als u over een UiTPAS tegen kansentarief beschikt).
• informatie over uw gezinssituatie
• sfeerbeelden kunnen gemaakt worden bij alle activiteiten. Wilt u niet dat er sfeerbeelden van u en/of uw kind(eren) gemaakt of gepubliceerd worden in bijvoorbeeld brochures of op een website? Meld dat bij de inschrijving of bij de fotograaf.
• gericht beeldmateriaal: indien u toestemming gaf aan de Kwandoo (ter plaatse of in de vragenlijst van uw kind).
• rekeningnummer: Indien u in aanmerking komt voor een terugbetaling, contacteert de Kwandoo u voor uw rekeningnummer.

Waarvoor gebruiken wij deze persoonsgegevens?

Oud-Heverlee gebruikt de verzamelde persoonsgegevens om:

• uw inschrijving en/of die van uw kind(eren) te verwerken.
• u op de hoogte te houden van onze dienstverlening.
• Het betreft hier functionele informatie, zoals o.a.: activatie mails, communicatie m.b.t. wijziging lesgever/ locatie / tijdstip, communicatie in geval van nood, …
• u evaluatie en feedback te vragen over activiteiten waaraan u (en/of uw kinderen) hebben deelgenomen.
• ervoor te zorgen dat de activiteit vlot verloopt (geen allergieën, het kind gaat naar huis met de juiste persoon, geen ongevallen …).
• uw (aan)vragen te behandelen.
• u een verlaagd tarief aan te bieden of terugbetalingen uit te voeren.
• onze diensten en dienstverlening te verbeteren (bv. feedback en bezoekersstatistieken die zoveel mogelijk anoniem worden bijgehouden).
• een eenduidig databestand te behouden (bv. dubbele accounts verwijderen).
• onze infrastructuur en uw gegevens te beschermen: de identificatiegegevens van de apparaten die verbinding maken met onze website en de activiteiten van de gebruikers van onze website worden bewaard om illegale activiteiten die de website en uw gegevens in gevaar zouden kunnen brengen te voorkomen en te onderzoeken, zoals bijvoorbeeld hacking.
• u op de hoogte te houden van het vakantie-, vormings- en vrijetijdsaanbod van Kwandoo indien u hiervoor toestemming gaf. Het gaat hier om de start van de inschrijvingen, nieuwe edities van activiteiten, vervolgactiviteiten, ... . U kan uw voorkeuren altijd beheren in uw profiel.
• het beeldmateriaal (gericht en niet-gericht) kan gebruikt worden op de websites, brochures, affiches, interne kanalen en sociale media van Kwandoo. Het beeldmateriaal wordt enkel voor informatieve, sensibiliserende of promotionele communicatie van Kwandoo gebruikt. Het wordt in geen geval gebruikt voor commerciële of politieke doeleinden.
• u op de hoogte te houden van besmettingen i.v.m. het coronavirus.

Geven we uw gegevens door?

Oud-Heverlee geeft uw gegevens, wanneer nodig, door aan de organisatoren van de activiteiten. De organisator behandelt uw gegevens vertrouwelijk en geeft ze nooit door aan derden.
Beeldmateriaal kan voor publicatie worden geplaatst op websites en sociale media kanalen van derden (bv. Facebook, Instagram).
Stel dat Kwandoo geïnformeerd wordt door erkende contact tracers van een besmetting bij iemand die op een door u bijgewoonde activiteit aanwezig was of door de besmette persoon zelf. Enkel in dit geval geven wij uw gegevens (naam, adres, telefoonnummer) door aan de erkende contact tracers. Dit in navolging van de adviezen van de Federale en Vlaamse overheid.
Uw gegevens worden binnen de Europese Economische Ruimte bewaard.

Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Oud-Heverlee bewaart uw persoonsgegevens tot zeven jaar na uw laatste actieve handeling (bv. inschrijving voor een activiteit) o.m. als gevolg van de controlemogelijkheid van de FOD Financiën inzake het fiscaal attest.

Bij een terugbetaling wordt uw rekeningnummer ingevoerd bij uw profiel en daarnaast worden uw gegevens (naam, adres, kinderen, rekeningnummer, reden) opgenomen in een intern Besluit en gearchiveerd voor mogelijke controle.

De gegevens verzameld via het contactformulier worden bewaard tot 1 jaar nadat uw (aan)vraag behandeld is.

Beeldmateriaal wordt gedurende tien jaar gebruikt voor communicatiedoeleinden. Vervolgens wordt het gearchiveerd: Kwandoo bewaart de foto’s (in het kader van historische relevantie), maar gebruikt ze niet langer (tenzij anders overeengekomen).

Wat zijn uw rechten?

Overeenkomstig de geldende regelgeving en onder de geldende voorwaarden heeft u de volgende rechten:

• het recht op informatie: u kan altijd meer informatie vragen over de manier waarop de Kwandoo met uw persoonsgegevens omgaat.
• het recht op inzage: u kan altijd uw persoonsgegevens opvragen ter inzage.
• het recht op aanpassing: u kan uw persoonsgegevens (laten) verbeteren of aanvullen.
• het recht op overdraagbaarheid: u kan uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en leesbare vorm krijgen.
• het recht op beperking van de verwerking: u kan een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens in de toekomst vragen.
• het recht op bezwaar: u kan een bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor onder meer direct marketing doeleinden.
• het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde individuele besluiten met juridische kracht.
• u hebt het recht om de gegeven toestemming in te trekken, voor zover de verwerking louter gebaseerd is op uw toestemming.
• het recht op gegevensverwijdering: u kan onder voorwaarden de verwijdering van uw persoonsgegevens vragen. Kwandoo zet zich bij uitoefening van dit recht tot het uiterste in om ook uw recht om vergeten te worden in te willigen.

Contacteer ons

Dienst vrije tijd
016388830
vrijetijd@oud-heverlee.be

Oud-Heverlee
Gemeentestraat 2
3054 Oud-Heverlee